Uma nota fiscal denegada é aquela que foi rejeitada pela autoridade fiscal, geralmente a Secretaria da Fazenda, devido a irregularidades identificadas na emissão ou no destinatário da nota fiscal eletrônica (NF-e). Essas irregularidades podem estar relacionadas a questões fiscais, como a situação cadastral do emitente ou do destinatário.
Quando uma nota fiscal é denegada, ela não pode ser faturada, autorizada ou utilizada para comprovar uma transação comercial. O status de denegação é definitivo e indica que a nota não está em conformidade com as exigências legais ou regulamentares.
Diferentemente de uma nota fiscal rejeitada, uma nota denegada não pode ser corrigida, cancelada ou reenviada com a mesma numeração. O número da nota fiscal denegada não pode ser utilizado novamente para emitir outra nota fiscal ou para retransmitir a mesma nota.
Do ponto de vista da contabilidade, a nota fiscal denegada precisa ser registrada como tal e armazenada por um determinado período, geralmente estabelecido pela legislação fiscal do país.
O que acontece com a numeração da nota fiscal denegada
Quando uma nota fiscal é denegada, a numeração dessa nota não pode ser utilizada novamente. Isso significa que o número da nota fiscal denegada não pode ser reaproveitado para emitir outra nota fiscal ou retransmitir a mesma nota.
A numeração da nota fiscal denegada fica vinculada àquela nota específica que foi rejeitada pela autoridade fiscal. Essa restrição existe para garantir a integridade e a rastreabilidade das informações fiscais.
Portanto, após a denegação de uma nota fiscal, a numeração correspondente não pode ser utilizada para nenhuma outra operação fiscal. É importante observar que essa restrição se aplica à numeração específica da nota denegada e não à sequência numérica geral das notas fiscais emitidas pela empresa.
Evitando que a nota fiscal seja denegada novamente
Para evitar que a nota fiscal seja denegada é importante que o cliente regularize a situação com o sefaz a qual fez com que não fosse autorizado o uso da nota fiscal para o CNPJ dele. Quando ocorre uma denegação de nota fiscal devido a uma irregularidade fiscal do emitente, é crucial que o emitente entre em contato com a Secretaria da Fazenda e Planejamento (Sefaz) para regularizar sua situação.
Para evitar a denegação da nota fiscal, o emissor pode verificar se a Inscrição Estadual do destinatário está regularizada. É possível fazer essa verificação por meio do site do SINTEGRA ou no Cadastro Centralizado de Contribuinte. Quando não regularizada o status da Inscrição Estadual no sintegra será diferente de Ativo.
| Rejeição | Descrição | Modelo |
|---|---|---|
| 301 | Uso Denegado: Irregularidade fiscal do emitente, quando a Inscrição Estadual (IE) informada do emitente está em situação irregular perante o Fisco. | NF-e 55 |
| 302 | Uso Denegado: Irregularidade fiscal do destinatário, quando o destinatário está em situação irregular perante o Fisco, impedindo a operação na unidade federativa (UF). | NF-e 55 |
| 303 | Uso Denegado: Destinatário não habilitado para operar na UF, quando o destinatário possui CNPJ proibido na UF. | NF-e 55 / NFC-e 65 |
O que diferencia uma nota denegada de uma nota cancelada
Uma nota fiscal denegada e uma nota fiscal cancelada são dois conceitos distintos no contexto da documentação fiscal. Vamos entender a diferença entre eles:
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Nota Fiscal Denegada:
- - A denegação ocorre quando a Secretaria da Fazenda e Planejamento (Sefaz) identifica irregularidades fiscais do emitente ou do destinatário da nota fiscal eletrônica (NF-e).
- - A nota fiscal denegada não pode ser faturada ou autorizada, pois apresenta problemas relacionados à situação fiscal do emissor ou do destinatário.
- - Não é possível corrigir ou reutilizar o número da nota fiscal denegada. O status é definitivo e a numeração não pode ser usada novamente para emitir outra nota fiscal ou retransmitir a mesma.
- - Do ponto de vista contábil, a nota fiscal eletrônica denegada deve ser registrada como tal e armazenada por um período determinado, geralmente 5 anos, de acordo com a legislação tributária.
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Nota Fiscal Cancelada:
- - O cancelamento de uma nota fiscal ocorre quando há a necessidade de invalidar a operação descrita na nota fiscal emitida anteriormente.
- - O cancelamento pode ocorrer por diversos motivos, como erros nos dados da nota, duplicidade de emissão, desistência da operação, entre outros.
- - Ao cancelar uma nota fiscal, é emitido um documento específico, conhecido como Nota Fiscal de Cancelamento, que tem a finalidade de anular os efeitos da nota fiscal original.
- - Após o cancelamento, a nota fiscal original não tem mais validade e deve ser mantida em arquivo pelos prazos estabelecidos pela legislação fiscal.
- - Em caso de cancelamento, é possível emitir uma nova nota fiscal com os dados corretos ou com as informações da operação corrigidas.
Enquanto a denegação se refere a irregularidades fiscais que impedem a autorização da nota fiscal, o cancelamento é uma ação posterior que anula uma nota fiscal já emitida, permitindo a correção da operação ou dos dados da nota.
Escrito por:
Edson Souza
Sou um apaixonado programador PHP, especializado em desenvolvimento web, com expertise em análise de suporte técnico e implantação de soluções robustas.
